O prazo para empresas solicitarem a opção pelo Simples Nacional em 2027 termina em 30 de setembro. Pela primeira vez, o pedido será feito em setembro do ano anterior, e não em janeiro do ano vigente, como ocorria anteriormente.
A Receita Federal orienta que os negócios consultem antes eventuais pendências fiscais e cadastrais que possam impedir a entrada no regime. Para realizar essa verificação, a empresa pode precisar localizar notas fiscais, comprovantes de pagamento, certidões e outros registros armazenados em e-mails, computadores, sistemas, pastas físicas ou arquivos enviados ao contador.
Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security e especialista em transformação digital, afirma que a organização informal tende a funcionar quando poucas pessoas concentram o conhecimento sobre os documentos. “Enquanto é só o dono ou um funcionário cuidando de tudo, o método informal funciona porque existe uma memória viva do que foi guardado e onde”, disse.
Tempo gasto na busca por documentos
Pesquisa da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) aponta que gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações. O levantamento também indica que colaboradores dedicam, em média, duas horas por dia à busca por documentos espalhados entre diferentes departamentos.
Segundo Carvalho, ter um arquivo disponível não significa necessariamente conseguir acessá-lo quando necessário. Entre os registros que podem gerar dificuldade estão guias de recolhimento, comprovantes de pagamento, certidões e notas fiscais antigas. Esses documentos também podem estar sujeitos a períodos de guarda diferentes. Registros fiscais e tributários têm exigências de conservação, enquanto comprovantes relacionados ao FGTS podem exigir prazos mais longos.
A digitalização, na avaliação do especialista, não resolve o problema sozinha. Arquivos colocados em uma pasta genérica, sem nomes padronizados, classificação ou indexação, continuam difíceis de localizar. O processo começa pelo mapeamento dos documentos produzidos e recebidos pela empresa, pela identificação de onde estão armazenados e pela definição de uma estrutura única.
A dependência de uma pessoa para encontrar arquivos, a existência de versões diferentes do mesmo documento e o tempo excessivo gasto nas buscas são sinais de que a organização manual pode não acompanhar o volume de informações do negócio.
